Papírmunka. A vállalkozók jelentős többségét a hideg rázza attól, ha el kell végeznie ezt a feladatot. Ez az a munka, ami jószerivel senkit sem érdekel ugyan, ám mégis nélkülözhetetlen egy cég biztonságos működtetése szempontjából. Van azonban egy jó hírünk. Vannak olyan technikai megoldások, amelyekkel ez a cseppet sem vonzó feladat könnyebbé, gyorsabbá és nem utolsó sorban olcsóbbá tehető.
Vegyünk egy olyan adminisztrációs feladatot, amely vállalkozási formától, mérettől, tevékenységi körtől, alkalmazotti létszámtól függetlenül minden vállalkozót érint, ez pedig a számlázás. Aki valaha tevékenykedett már az üzleti életben, annak már nem kell magyarázni, milyen sok munkával jár a számlák kibocsátása és befogadása, a kintlévőségek kezelése, a könyvelés, a számlák megőrzése. Ám ezen sok esetben több ember összehangolt, pontos tevékenységét kívánó munkafolyamatot is meglepő módon le lehet egyszerűsíteni.
A megoldás az online, vagy akár elektronikus számlázás. Ilyen esetben a kézi számlatömböt nyugodtan el is felejthetjük, hiszen a munka oroszlánrészét egy internetkapcsolattal rendelkező számítógépen (ez lehet asztali gép éppen úgy, mint egy okostelefon) egy program segítségével végezhetjük el. Amikor számlázó programot választunk, akkor az első kérdés, amire válaszolnunk kell, hogy a gépre előre telepített programot vagy az úgynevezett felhő alapú megoldást választjuk. Utóbbi esetben maga a program és az oda felvitt adatok összessége egy szolgáltató szerverén van.
Próbáld ki az online számlázást teljesen ingyen >>
Ez talán elsőre ijesztően hangzik, hiszen ki bízná féltett üzleti titkait egy idegenre? Nem árt tudni, hogy a szolgáltató szinte „bombabiztos” megoldásokkal ügyel a nála lévő adatokra, hiszen ha onnan eltűnnek, akkor ő biztosan lehúzhatja a rolót. Ráadásul adatainkat értelemszerűen mi magunk is védjük, így azokhoz még a felhőszolgáltató sem férhet hozzá. A felhőben tehát nagy valószínűséggel nagyobb biztonságban vannak az adatok, mint egy cég könyvelési osztályán, ahonnan egy sértett munkavállaló vagy épp egy betörő könnyen elvihet érzékeny adatokat.
A biztonságon túl egyéb előnyei is vannak annak, ha számlázásunkat felhőbe költöztetjük. A legfontosabb talán az, hogy az új módszerre azonnal, extra költségek nélkül térhetünk át. (Azt persze be kell jelenteni az adóhatóságnál, hogy innentől mely programmal számlázunk, ám ez is könnyen gyorsan megoldható a hatóság honlapján keresztül.) A felhő nagy előnye a rugalmasság. Az ott elhelyezett adatok, információk ugyanis bárhonnan, bármikor elérhetőek. Biztosan sokan kerültek már olyan helyzetbe, hogy irodán kívül kellett volna valamilyen számlázási feladatot megoldani. Ilyen esetben egy okostelefonnal belépünk a felhőbe, ott végrehajtjuk a szükséges műveletet, elküldjük az eredményt és kész is.
Ugyancsak a felhőben elhelyezett számlázás előnyei közé tartozik, hogy több részfeladatot teljesen automatizálhatunk. Nem kell például bajlódnunk a kintlévőségek nyilvántartásával, a fizetési felszólítások kiküldésével, bizonyos szoftverek ezeket mind magától elvégzik! De vegyünk egy másik példát: nem kell a számlákat rendszerezni, a könyvelőnkhöz, hiszen ha hozzáférést adunk neki, ő is bármikor, bárhonnan hozzáférhet az anyagokhoz.
Hasonlóan nagy előny, hogy a felhőben lehetőség van a papíralapú számlák megőrzésére is. Mondjuk egy olyan vállalkozás, amelyik egy nap 1500 számlát bocsát ki, 8 év alatt nagyjából 17 tonna papírt kell megőriznie, raktároznia az irattárban. Elképzelhető, hogy ennek mekkora költsége van, pedig itt egyedül csak a számlákról van szó, egyéb dokumentumokról nem! Felhőben viszont ugyanez az adatmennyiség 144 GigaBytenak felel meg, ami elfér egy körülbelül 20-30ezer forintba kerülő külső adathordozón.
Ez túl szép, hogy igaz legyen – vélheti az egyszerű vállalkozó. De jó nagyot téved. A számlázóprogramok némelyike ingyen vagy nagyon olcsón is elérhető. Ha ilyet használunk, egyetlen elektronikus számla költsége akár darabonként 6 forintra is leszorítható, de ha nem e-számlázni szeretnénk, a teljes folyamat ingyenesen is elérhető! Tehát, ha valaki olcsó, rugalmas, biztonságos számlázási rendszert akar működtetni a vállalkozásánál, annak kézenfekvő választás a felhő alapú számlázási szolgáltatás.
